У коммерческого инвойса и упаковочного листа нет утверждённой формы. Таможня смотрит не на бланк, а на то, можно ли по документам однозначно понять товар, количество, цену и условия поставки. Если эти сведения расходятся между собой, таможня запросит пояснения или назначит досмотр, и выпуск задержится.
Инвойс подтверждает сделку. Упаковочный лист описывает физическую партию: что лежит в каком месте, сколько оно весит и как промаркировано. Для декларации на товары (ДТ) оба документа входят в комплект коммерческих документов. Ни один не заменяет другой. Полный перечень документов на ввоз — в материале «Документы для импорта».
Чем инвойс отличается от упаковочного листа
Коммерческий инвойс фиксирует, кто продал товар, кому, по какому контракту, в какой валюте и на каком базисе поставки. По нему проверяют таможенную стоимость: основной метод — по стоимости сделки, и именно инвойс вместе с контрактом и платёжными документами её подтверждает.
Упаковочный лист нужен, чтобы партию можно было пересчитать. По нему сверяют грузовые места, вес нетто и брутто, маркировку и содержимое коробов. Цены в упаковочный лист лучше не переносить: дубли часто расходятся с инвойсом и дают лишний повод для запроса.
Проформа — не коммерческий инвойс. Ею согласуют оплату или предварительную сумму. На выпуск подают счёт по фактически отгруженной партии, с номером, датой и итогом, который сходится со спецификацией.
Какие поля нужны в инвойсе
Жёсткого перечня в Таможенном кодексе ЕАЭС нет. На практике без этих реквизитов комплект возвращают на доработку.
- Номер и дата. Номер уникален в рамках поставщика, дата относится к отгрузке, а не к черновику месячной давности.
- Продавец и покупатель: полные наименования и адреса, как в контракте. Сокращение, торговое имя или другая компания группы — частая причина запроса.
- Грузоотправитель и грузополучатель, если они не совпадают со сторонами сделки.
- Номер и дата контракта. Если контракт стоит на учёте в банке, полезно указать уникальный номер контракта: для таможни это не отдельное обязательное поле, для валютного контроля — связка платежа и поставки.
- Описание каждой позиции: наименование, модель, артикул, назначение. Формулировки «запчасти», «комплектующие», «оборудование» без параметров не идентифицируют товар в графе 31.
- Количество и единица измерения. Комплект, набор и штука — разные единицы. Если продаёте набор, состав набора нужен здесь же или в приложении.
- Цена за единицу, стоимость позиции, итог, валюта. Итог должен сходиться с суммой строк, скидка — быть видна отдельной строкой, а не спрятана в цене.
- Условие поставки по Инкотермс и конкретный пункт: не «FOB», а «FOB Shanghai», не «CIP», а «CIP Moscow». От пункта зависит, какие расходы входят в таможенную стоимость.
- Страна происхождения, если она известна поставщику. Сертификат происхождения это поле не заменяет.
Код ТН ВЭД в инвойсе не обязателен. Если поставщик его указывает, брокер быстрее сверяет описание с графой 33. Ответственность за код всё равно на декларанте: код поставщика часто ориентировочный.
Какие поля нужны в упаковочном листе
- Номер и дата листа, ссылка на инвойс той же отгрузки.
- Отправитель и получатель.
- Описание позиций теми же названиями, моделями и артикулами, что в инвойсе. Синоним здесь уже расхождение.
- Количество по каждой позиции и раскладка по местам: что лежит в коробе или на паллете.
- Число мест, вид упаковки, маркировка, номера паллет. Номер контейнера — если партия контейнерная.
- Вес нетто и брутто по местам и общий. Для декларации нетто — масса товара без какой-либо упаковки, брутто — со всей упаковкой, включая паллеты, но без контейнера.
- Габариты или объём, если их заявляют перевозчику.
Сумма количества по местам должна совпасть с количеством в инвойсе. Сумма мест — с транспортным документом. Общий брутто — с CMR, коносаментом, авианакладной или накладной СМГС. Как сверяют вес с транспортными документами, разобрано в статье «Коносамент, авианакладная и накладная СМГС».
Язык, подпись, частичная отгрузка
Документы могут быть на иностранном языке. Таможенный орган вправе потребовать перевод сведений на русский язык. Имеет смысл сразу готовить русскую версию или двуязычный файл: так быстрее закрывается графа 31.
Подпись и печать поставщика не всегда обязательны по форме, но скан без подписи чаще уходит на уточнение. Для китайских отгрузок обычно хватает подписи уполномоченного лица и фирменного бланка.
Частичная отгрузка допустима. Инвойс и упаковочный лист должны закрывать именно эту партию, а не весь контракт. Если в счёте весь заказ, а в машине половина, количество в документах и на складе не сойдётся.
Где чаще всего расходятся цифры
Количество. В инвойсе 1 000 штук, в листе 980 по коробам и 20 отдельно, без итога. Или набор из четырёх предметов посчитан то как одна единица, то как четыре. Дополнительная единица измерения в графе 41 декларации тогда не бьётся с коммерческими документами.
Вес. Поставщик пишет нетто уже с индивидуальной упаковкой изделия, а брутто — без паллеты. В CMR перевозчик ставит вес по факту погрузки, с поддонами. Разница в несколько процентов для таможни уже повод спросить, тот ли это товар и не менялась ли партия.
Места. В листе 48 коробов, в CMR 46 мест: два короба стоят на одной паллете, но это нигде не сказано. Либо часть мест — паллеты, часть — россыпь, а итог посчитан в разных единицах.
Описание. В инвойсе модель и артикул, в упаковочном листе общее торговое имя. Цвет, размер или комплектация есть только в одном файле. Для одежды, запчастей и электроники это главный источник досмотра.
Цена и валюта. Итог не равен сумме строк из-за округления или скидки. Валюта инвойса не совпадает с валютой контракта. В цену включена доставка, хотя базис EXW или FOB. Нулевая цена на коммерческую партию без пояснения выглядит как занижение стоимости.
Стороны и базис. Покупатель в инвойсе — одна компания, в контракте — другая. Инкотермс указан без пункта или пункт не совпадает с тем, что заложен в цену. Для граф 2, 8 и 20 это прямое несоответствие.
Как сверить комплект до подачи декларации
Сначала контракт: стороны, валюта, базис, спецификация. Затем инвойс: те же стороны, цены, количество, итог. Затем упаковочный лист: те же позиции и артикулы, сумма количества, места, нетто и брутто. После этого транспортный документ. В декларацию переносят уже сведённые цифры.
В декларации на товары количество и описание уходят в графу 31, количество в дополнительной единице — в графу 41, код — в графу 33, страна происхождения — в графу 34, вес брутто — в графу 35, нетто — в графу 38, число мест — в графу 6, валюта и общая стоимость — в графу 22, цена позиции — в графу 42, условие поставки — в графу 20, ссылки на контракт и инвойс — в графу 44. Если цифра не сходится в коммерческих документах, она не сойдётся и здесь.
Расхождение лучше закрыть до подачи: корректирующим инвойсом, уточнённым упаковочным листом или письменным пояснением поставщика. Исправлять декларацию после выпуска дороже, чем поправить файл до отправки.
Что бывает, если оставить как есть
Типовой сценарий — запрос документов и досмотр. Пока места не пересчитают, партия стоит на СВХ. Если цена или базис не подтверждают заявленную таможенную стоимость, возможен запрос по стоимости и её корректировка, а возврат переплаты потом займёт время — см. «Возврат таможенных платежей». Недостоверные сведения о количестве, описании или весе — отдельный риск по статье 16.2 КоАП РФ.
Образцы и рекламные партии оформляют отдельно — подробнее в статье «Образец и гарантийный ремонт». Нулевая или символическая цена допустима, только если документы прямо называют статус груза и это не коммерческая отгрузка под видом образца.
Короткий чек-лист перед отгрузкой
- Инвойс коммерческий, не проформа, номер и дата есть.
- Продавец и покупатель совпадают с контрактом.
- У каждой позиции модель или артикул, единица измерения одна и та же в обоих документах.
- Количество в инвойсе равно сумме по местам.
- Нетто, брутто и число мест совпадают с транспортным документом.
- Валюта, итог и базис с пунктом совпадают с контрактом.
- Частичная отгрузка закрыта отдельным комплектом, а не всем заказом.
- Русский текст или перевод готов до подачи.
Если комплект уже пришёл от поставщика с разными цифрами, его можно свести до декларации. Компания «СТТ Логистика» работает в Москве с 2005 года и включена в реестр таможенных представителей ФТС. Мы проверяем инвойс и упаковочный лист вместе с контрактом и транспортными документами, при необходимости пересчитываем и взвешиваем груз на собственном СВХ и подаём декларацию по сведённым сведениям.
Частые вопросы
Можно ли подать на таможню проформу вместо коммерческого инвойса?
Для выпуска коммерческой партии нужен инвойс на фактически отгруженный товар: с номером, датой, ценами и итогом, который сходится со спецификацией. Проформа подтверждает только предварительные условия оплаты.
Нужно ли указывать цены в упаковочном листе?
Не обязательно. Упаковочный лист описывает места, вес и маркировку. Цены лучше оставить только в инвойсе: дубли часто расходятся и становятся поводом для запроса.
Обязательно ли указывать код ТН ВЭД в инвойсе?
Нет. Код поставщика ускоряет сверку, но за классификацию в графе 33 декларации отвечает декларант.
Что делать, если количество или вес в инвойсе и упаковочном листе не совпадают?
Свести документы до подачи декларации: получить корректирующий инвойс, уточнённый упаковочный лист или письменное пояснение поставщика. При сомнениях груз пересчитывают и взвешивают на СВХ.
На каком языке должны быть инвойс и упаковочный лист?
Документы могут быть на иностранном языке, но таможенный орган вправе потребовать перевод на русский. Удобнее сразу готовить двуязычные документы.
